SMK Jurusan Sekretaris

SMK Jurusan Sekretaris – Mungkin pekerjaan yang satu ini sudah tidak asing di telinga kita.

Karena hampir di setiap struktur organisasi selalu ada posisi yang satu ini. Yap pekerjaan ini adalah sekretaris.

Tahukah kalian di sekolah menengah kejuruan ada juga jurusan yang mengkhususkan untuk tujuan sekretaris?

Untuk lebih jelasnya simak pembahasan berikut ini.

Pekerjaan sebagai sekretaris

Sekretaris atau kesekretariatan adalah jurusan yang berfokus ke perencanaan keuangan, pembayaran, dan pendataan suatu organisasi atau perkantoran atau perusahaan. Intinya, sekretaris membantu pimpinan untuk mengurus hal hal yang berhubungan dengan administrasi.

Kalian harus menguasai segala aspek yang berkaitan dengan administrasi perkantoran, contohnya mulai dari mempelajari pengetahuan dan ketrampilan dalam bidang korespondensi, manajemen kearsipan, mengetik 10 jari manual dan elektrik, manajemen perkantoran, teknologi informasi dan internet, bahasa inggris, dan sebagainya.

Jurusan ini memerlukan etika dasar dan penggunaan bahasa dengan benar karena sekretaris adalah cerminan pimpinan. 

Keterampilan Seorang Sekretaris

  1. Memiliki attitude dan kepribadian yang baik, tidak hanya dalam hal penampilan tetapi juga dalam segi personaliti yang sabar, tekun, disiplin, jujur, teliti, serta memiliki tata krama yang baik dalam hal bicara, makan, duduk, dan sebagainya.
  2. Memiliki Human Relations Skills, tujuan dari kemampuan ini adalah untuk memahami, memotivasi, dan mengarahkan SDM baik sebagai individu ataupun kelompok agar mencapai tujuan perusahaan.
  3. Pengelola Kearsipan, cekatan dalam mengelola surat dan arsip karena kearsipan sangat dibutuhkan dalam pelaksanaan administrasi. Arsip mejadi pusat ingatan bagi setiap kegiatan dalam suatu perusahaan.
  4. Sekretaris sebaiknya harus dapat memberikan informasi secara cepat dan tepat dengan standar waktu maksimal 3 menit.
  5. Menguasai Bahasa Indonesia dan Bahasa Asing, sekretaris diwajibkan memiliki kemampuan Bahasa Indonesia yang baik karena berhubungan dengan pembuatan surat atau dokumen penting lainnya. Selain itu, bahasa asing juga harus dikuasai karena sekretaris lah yang akan bertemu atau berkomunikasi dengan relasi yang berasal dari luar negeri. 
  6. Kemampuan menggunakan perangkat-perangkat lunak standard dan mempelajari perangkat yang akan dibutuhkan di kemudian hari.
  7. Kemampuan bernegosiasi.
Baca Juga :  SMK Jurusan Kimia Analis

   Peran dan Tanggung Sekretaris

  1. Menjalankan perintah pimpinan dalam menjalankan organisasi, sebagai pencari informasi, pengumpulan data, dan membuat makalah pidato.
  2. Menjadi penghubung antara pemimpin dan tim, seorang sekretaris diwajibkan untuk menyampaikan kebijakan (yang perlu diketahui) kepada anggota melalui email atau sebaliknya, contohnya menyampaikan kritik, saran atau aspirasi dari anggota kepada pimpinan.
  3. Menjadi penghubung pemimpin dengan orang-orang di luar organisasi, seorang sekretaris menjadi pintu gerbang ketika orang atau organisasi lain mau menghubungi atau bertemu dengan pimpinan.
  4. Menjawab panggilan, menjawab pesan dan menangani korespondensi (surat-menyurat), sekretaris bertugas merekam dan menerima surat-surat yang datang ke organisasi sebelum tiba ke pemimpin atau divisi lain, selain  itu sekretaris juga harus dapat membuat surat saat dibutuhkan.
  5. Pengarsipan, sekretaris ditugaskan untuk menyerahkan dokumen penting seperti proposal, surat masuk, surat keluar dan dokumen lain yang dianggap berharga.
  6. Mengatur jadwal, seorang sekretaris bertugas untuk mengatur jadwal rapat atau rapat dewan secara berkala untuk membahas pengembangan program kerja manajemen.
  7. Mengasah pengetahuan teknis dengan menghadiri workshop edukasional atau membaca publikasi secretarial.

   Hal yang Harus Diketahui Sebelum Masuk Jurusan Sekretaris

  1. Sekretaris dapat mencontoh hal-hal baik dari atasannya, contohnya seperti bagaimana mengkritik bawahan tanpa menimbulkan sakit hati, bagaimana membagi konsentrasi di antara tugas yang menumpuk, dan sebagainya.
  2. Sekretaris berbeda dengan asisten pribadi. Bedanya, sekretaris lebih fokus pada urusan kantor sementara asisten pribadi juga bertugas mengerjakan hal-hal personal. Namun, ada juga sekretaris yang membantu pimpinan mengurus hal-hal personal yang berkaitan dengan pekerjaan.
  3. Peluang untuk bekerja sebagai sekretaris juga bisa dengan skema kontrak. Perusahaan konsultan biasanya akan merekrut supporting staff seperti sekretaris untuk proyek-proyek tertentu.
Baca Juga :  Hal Penting Sebelum Masuk Jurusan TKJ

  Kompetensi Keahlian

  1. Penguasaan Teknologi
  2. Kemampuan Komunikasi
  3. Penguasaan Bahasa Asing
  4. Kemampuan Administratif
  5. Kemampuan Menganalisis
  6. Kemampuan Berpikir Logis

Prospek Kerja

Prospek kerja sebagai sekretaris akan selalu terbuka sebab sekretaris merupakan salah satu posisi penting disuatu perusahaan.

Keberadaan sekretaris dalam suatu organisasi atau perusahaan dapat menjaga bisnis agar tetap berjalan mulus dan memastikan terlaksananya fungsi-fungsi organisasional dalam suatu perusahaan.

Sekretaris merupakan peran pendukung yang penting dalam suatu perusahaan atau organisasi, di mana ia bekerja untuk menjalankan beragam tugas administratif serta meningkatkan efektivitas administratif perusahaan dengan memberikan dukungan manajemen informasi.

Sekretaris mempunyai dua fungsi jika dilihat dari ruang lingkup tugasnya, yaitu fungsi primer dan fungsi sekunder. Berikut penjelasannya :

  1. Fungsi Primera: Menyediakan layanan administrasi untuk mendukung operasi organisasi atau perusahaan melalui keterampilan yang ia miliki seperti mengetik, mengelola surat dan arsip lainnya, membuat agenda, menangani panggilan telepon, dan sebagainya.
  2. Fungsi Sekunder: Membantu untuk memastikan kelancaran suatu organisasi atau perusahaan dan bertanggung jawab atas kegiatan rutin yang dilakukan di kantor dengan memanfaatkan pengetahuan seperti perbankan, hubungan manusia, bisnis perusahaan, persiapan rapat, komunikasi, statistik dan keuangan teknik dan pengetahuan lainnya.

Sekian pembahasan kita tentang SMK Jurusan sekretaris. Semoga bisa menjadi refrensi yang menarik untuk anda tentang berbagai jurusan SMK khususnya SMK Jurusan Sekretaris. Jangan lupa kunjungi website kami untuk mendapatkan informasi lainnya tentang SMK, digital marketing, dan teknologi.

Related Article…